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  • 北京大学荷兰欧洲商学院EDBA学位班告诉你开会可以用“水母规则”

    来源:北京大学在职研修网 141 2019-03-22

      为了这次会议,你们准备了好几个小时——明确的会议目的,紧凑的会议议程,还把相关材料提前发给了参会者。

      终于,大家把手机调到了静音模式,准备开始开会了。

      在对第一个问题讨论了10分钟后,有人开始跑题了。虽然他说的内容挺有趣,但是和这次开会内容几乎没什么关系。接着,另一个人跳进来解释,就这样,两个人你一言我一句地越跑越远。其他人呢,面面相觑,默不作声。

      20分钟过去了,这场会议没有取得任何实质性进展。

      对于这样的一幕,我们每个人都不陌生。不论是在一小时的部门例会,还是连续几天的公司会议,这样的情景总是反复上演。

      开会过程中,当有人跑题或是打乱会议进程,我们的第一反应往往是“懒得管”。这样一来,就在无形中纵容了会议的低效和愚蠢。而当领导或者其他同事意识到了这种情况,想要试图干预时,往往已经过去了一段时间(因为他们想等待一个相对理想的干预时机),他们通常会说——“这个话题很有趣,但咱们还是先回到正轨上吧?”如此一来,会议氛围多少都会有些尴尬,大家也没了之前的热情。

      那么,该怎么办呢?针对这一难题,有个简单的解决方案:“水母”(Jellyfish)。没错儿,就是那种在海洋中存在了数百万年,没大脑、没血液、没心脏,看起来还有点好笑的生物。我们要用这个词来预防开会跑题。

      在会议一开始,你要介绍“水母规则”:如果参会者觉得讨论内容跑偏或者过于纠缠细枝末节,那么就可以用“水母”这个词来表达意见——只要简单地说“水母”或者“我想现在是水母时间”,再或者是“咦,我看见一个水母游过。”这些都是在提醒说话人“你为什么不在会后谈论这些事呢?我们想让会议回归正轨。”

      可是,世界上形形色色的事物那么多,为什么偏偏选择了“水母”(Jellyfish)呢?

      首先,它很安全。“水母”(Jellyfish)一词简单有趣,如果在会议一开始就讲清楚了,那么它不仅能实现非常好的干预效果,而且还能避免让说话者感到气恼。当然,你也可以用其他有趣的词,只是“水母”这个词我们已经用了好几年,发现所有同事甚至是整个公司都很快接受了它。

      第二,它很方便。也许会议召开人或引导者会最先使用这个词,但最好是鼓励每个人都自在地使用这个词。任何人都可以如此发问:“这感觉像是水母,同意么?”同时这也会督促每位发言者都要高效地利用会议时间。

      第三,它提升了自觉意识。当参会者知道会有“水母”出现时,他们会有意识地将谈话内容聚焦于会议重点,而不是随便发表观点。另外,我们还发现,很多发言者还会主动叫停,意识并承认自己带来了“水母时间”。

      只要是团队会议,总会有人肆无忌惮地跑题或者陷入对细枝末节的纠缠中。在数十年帮助客户开展高效会议的过程中,我们发现“水母”是让开会优质、高效的最好方法之一。

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